Depuis la pandémie de COVID-19 et les ordres de distanciation mises en place et les transitions de réunions en personne vers des réunions en lignes, tous ont eu à s’adopter à la nouvelle réalité et se fier à la technologie. Les réunions en personne sont typiquement plus faciles basées sur le langage corporel et le langage facial pour indiquer une question et vouloir parler ensuite, mais, en ligne, c'est plus difficile. Nous savons que le COVID-19 a changé le lieu de travail: si certains d’entre nous ont peu retourner sur le lieu de travail (avec les exigences de distanciation), ou si vous travaillez toujours à partir de la maison, ou si votre entreprise vous permet de travailler du bureau à temps partiel et de la maison, comment pouvons-nous avoir des meilleures réunions en lignes? Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour vous aider lors de réunions et de conférences en ligne:
Dû en parti au délai internet, attendez 3 secondes entre les réponses aux questions (surtout si la session sera enregistrée, ou si vous menez une entrevue)
Essayez de patienter jusqu'au bout pour poser des questions ou changer de sujet
Utilisez une fonction de main levée si disponible dans la plateforme choisie pour indiquer que vous voulez parler (Cisco Webex, Zoom, parmi d’autre ont cette fonction)
Prenez notes d’un suivi nécessaire - si quelque chose est mentionné, il est préférable de ne pas interrompre mais rappelez-vous le point de la conversation, ou si vous avez une question, ou si vous désirez partager des informations supplémentaires - et de partager vos commentaires au moment propice durant la réunion.
Utilisez des écouteurs avec un microphone pour minimiser les autres distractions dans la maison ou au bureau (et s’assurer d’une excellente capture de votre voix)
Essayez d'éviter les discussions de oscillations ou de les avoir dans le « chat » et dirigez un primaire (une personne désignée à suivre les commentaires chats) pour résumer ou répondre aux demandes afin de minimiser les échanges par-dessus les participants et l’organisateur de la réunion en ligne
Désignez un membre de l'équipe pour surveiller le chat et fournir une assistance par téléphone ou par courriel pour l'assistance technique si nécessaire
Connectez-vous avec votre nom ou changez-le pendant la session pour que l’organisateur puisse vous poser des questions ou y répondre directement: ou pour vérifier les participants inscrits et en ligne
Restez concentré sur la vidéo; il est préférable de ne pas prendre d’appels téléphoniques, de regarder par la fenêtre, etc.)
Testez vos connexions et appareils (caméra et microphone) AVANT le début officiel de la session
Mettez votre microphone en sourdine en rejoignant une session, vous pourrez le réactiver pour parler ou poser des questions, cela aide avec le bruit de fond de votre part en tant que participant
Si vous avez des problèmes de connectivité, la désactivation de votre vidéo peut parfois aider
Parlez plus lentement et un peu plus fort lors des conférences en ligne: plus lentement vous aide à vous assurer que chaque mot est projeté vers le microphone, surtout si votre connexion est plus lente, plus fort aide à vous assurer que votre voix est captée par le microphone à moins que vous portiez un casque (des écouteurs avec microphone incorporé, ‘Head set’).
Regardez la caméra autant que possible - pas l'écran de l'ordinateur
Trouvez une zone avec un éclairage adéquat et un arrière-plan simple, ou un arrière-plan non distrayant
Testez votre technologie pour voir quel appareil dispose d'un bon microphone et d'une bonne caméra intégrée (si vous n'utilisez pas d'appareils externes), tous les appareils ne sont pas identiques pour les capacités vidéo / microphone
Alors que nous travaillons à aplanir la courbe de COVID-19 et que nous reprenons des activités commerciales plus normales, la collaboration vidéo et les conférences ne disparaitrons pas et sont là pour rester tandis que nous continuons à travailler sur l'adoption de la technologie les entreprises. Nous espérons que les conseils mis en évidence pourront vous aider à gérer votre prochain événement en ligne.